Commission des aînés libéraux de l’Ontario – CAL(O) – Mandat : Mobiliser les aînés libéraux inscrits du Parti libéral du Canada de l’Ontario pour qu’ils fassent du travail de représentation et de promotion de leurs intérêts et de leurs besoins, et pour les encourager à participer activement aux affaires du Parti libéral du Canada. Ces activités comprennent, sans s’y limiter, les suivantes : participation continue à l’élaboration et à la défense des résolutions de politiques de la plateforme; représentation au conseil de direction national de la Commission des aînés libéraux (CAL) et à ses comités; proposition de modifications à la charte de la CAL, à la Constitution du PLC et au règlement no 1 du parti; collaboration avec d’autres commissions, sections et clubs, avec le Parti libéral du Canada de l’Ontario (PLC[O]) et avec les associations de circonscription (ADC) libérales fédérales de l’Ontario. La CAL(O) doit respecter le caractère régional du Canada, à la fois au sein de ses structures et dans ses activités, en faisant preuve de leadership et en apportant du soutien à ses régions. Le conseil de direction de la CAL(O) doit se réunir au moins QUATRE fois par année civile. Ces réunions peuvent se tenir sous la forme de vidéoconférences, de téléconférences ou, lorsque les circonstances le permettent, de rencontres en personne. La CAL(O) doit tenir une assemblée générale annuelle ou biennale dans le cadre de l’assemblée générale du Parti libéral du Canada (Ontario). PRÉSIDENT Le président doit : veiller à ce que les activités de la CAL(O) soient menées dans le respect de la charte et des directives reçues des membres lors d’une assemblée générale, et de façon à prendre en compte la perspective tant francophone qu’anglophone; assurer le leadership et la direction de la CAL(O); convoquer et présider les réunions du conseil; représenter la CAL(O) au sein du conseil de direction national de la CAL; nommer, après consultation des membres du conseil, des personnes qui représentent la CAL(O) aux comités de la CAL; conseiller et soutenir, le cas échéant, les autres membres du conseil de direction de la CAL(O) en vue de réaliser les buts et objectifs du plan de travail annuel; siéger à titre de membre d’office ayant droit de vote à tous les comités de la CAL(O); recruter et nommer les membres du conseil de direction de la CAL(O), en collaboration avec le conseil de direction et avec l’approbation de celui-ci (entre les élections de la commission); prodiguer des conseils et apporter du soutien à tous les membres du conseil de direction de la CAL(O); répondre à toutes les demandes d’informations de la CAL(O) émanant du PLC, de la CAL, du conseil de direction de la CAL(O), des membres de tous les comités de la CAL(O), des représentants des aînés au sein des ADC, des présidents des ADC, des membres du comité de régie du PLC(O), des aînés libéraux inscrits et du grand public (p. ex. courriels reçus sur le site Web de la CAL); veiller à ce que, à l’issue de son mandat, tous les documents et dossiers dont il est responsable soient transférés au nouveau président dans les 30 jours suivant l’entrée en poste de ce dernier. VICE-PRÉSIDENT Le vice-président doit : représenter le président en l’absence de ce dernier lors des réunions de la CAL(O), de la CAL et du PLC(O); présider les réunions du conseil de direction de la CAL(O) en l’absence du président; assumer d’autres tâches confiées par le président et convenues en collaboration avec lui; définir des projets spéciaux appropriés et, avec l’approbation du président et du conseil de direction de la CAL(O), assumer l’autorité et la responsabilité de ceux-ci; veiller à ce que, à l’issue de son mandat, tous les documents et dossiers dont il est responsable soient transférés au nouveau secrétaire dans les 30 jours suivant l’entrée en poste du nouveau vice-président. COORDONNATEUR DU CONSEIL DE DIRECTION Le coordonnateur du conseil doit : conseiller et épauler le président du conseil de direction de la CAL(O) lors de la préparation et de la diffusion des avis de convocation aux réunions du conseil et des comptes rendus de celles-ci; consigner des procès-verbaux et des dossiers précis de toutes les réunions du conseil de direction de la CAL(O) et distribuer les ébauches des procès-verbaux aux membres du conseil dans les sept jours suivant chaque réunion; établir et tenir à jour un système pour le classement et la récupération des avis de convocation, des ordres du jour et des comptes rendus sommaires de toutes les réunions, de toute correspondance reçue ou envoyée par la CAL(O) et d’autres documents importants pour la CAL(O), y compris la version à jour de la charte de la CAL ainsi que des documents de gouvernance et des règlements du PLC (et, en collaboration avec le membre du conseil de direction assigné de la CAL, s’assurer que des liens vers la version la plus récente sont publiés sur le site Web de la CAL de l’Ontario); envoyer, à la demande du président, des avis de convocation aux réunions aux membres de la CAL(O); conserver un procès-verbal exact de toute assemblée générale des membres de la CAL(O) ainsi qu’un résumé des discussions, décisions et mesures convenues lors de celle-ci et en distribuer une copie à tous les membres du conseil de direction de la CAL(O) dans les sept jours suivant l’assemblée; conserver un dossier actualisé des coordonnées des membres du conseil de direction de la CAL(O) et les fournir au conseil de direction; conserver et archiver les dossiers des réunions, les guides, les politiques, les plans de travail et les documents constitutifs du conseil de direction de la CAL(O) et de ses comités dans un lieu sûr, sécuritaire et confidentiel; veiller à ce que, à l’issue de son mandat, tous les procès-verbaux ainsi que les documents et dossiers dont il est responsable soient transférés au prochain coordonnateur du conseil de direction dans les 30 jours suivant l’entrée en poste de ce dernier; veiller à ce que, à l’issue de leur mandat, TOUS les dirigeants prennent les dispositions nécessaires avec le prochain coordonnateur du conseil de direction pour transmettre aux nouveaux dirigeants l’ensemble des registres et dossiers relevant de leurs fonctions. PRÉSIDENT DES POLITIQUES Une « politique » se définit comme la position idéologique et/ou constitutionnelle du conseil de direction en ce qui a trait à un enjeu particulier. Le président des politiques doit : présider le comité des politiques de la CAL(O), composé d’aînés libéraux inscrits qui sont membres de la Commission des aînés libéraux de l’Ontario; représenter la CAL(O) au sein du comité national des politiques (CNP) de la CAL; collaborer avec le comité national des politiques; établir et mettre en œuvre un processus d’élaboration des politiques conforme aux lignes directrices sur l’élaboration des politiques du CNP et du PLC, ce qui comprend l’établissement et la mise en œuvre de mécanismes visant à cerner et à prioriser les intérêts politiques des aînés libéraux inscrits de l’Ontario (c.-à-d. ceux qui reflètent leurs préoccupations particulières); élaborer des réponses éclairées aux préoccupations particulières cernées (ci-dessus), puis débattre de chacune d’elles et les prioriser; dans la mesure du possible, mobiliser des intervenants (p. ex. du PLC[O] et d’autres commissions) pour qu’ils collaborent à des résolutions de politiques communes; enquêter sur divers moyens de sonder les aînés libéraux inscrits de l’Ontario afin d’établir leurs priorités, notamment en collaborant avec des intervenants (p. ex. du PLC[O]); assurer l’élaboration de résolutions de qualité et bien conçues, corroborées par des recherches solides qui fournissent des preuves pour les étayer; soutenir l’engagement d’avaliseurs potentiels de résolutions de politiques de la CAL(O); diriger le comité des politiques à titre consultatif auprès du conseil de direction de la CAL(O); présenter les résolutions de politiques approuvées par la CAL(O) pour que le comité national des politiques de la CAL les examine; coordonner les progrès des résolutions de politiques soumises par la CAL(O) dans le cadre du processus, comme établi par le conseil de direction national de la CAL; coordonner les progrès des résolutions de politiques soumises par la CAL(O) dans le cadre du processus, comme établi par le Parti libéral du Canada; convoquer et présider un minimum de SIX réunions du comité des politiques par année comprenant au moins 50 % +1 de ses membres ayant droit de vote. Ces réunions peuvent se tenir sous la forme de vidéoconférences, de téléconférences ou, lorsque les circonstances le permettent, de rencontres en personne; élaborer l’ordre du jour des réunions du comité des politiques; assurer la distribution de la documentation appropriée aux membres du comité des politiques avant les réunions; tenir des procès-verbaux exacts de toutes les réunions du comité des politiques (bien que cette responsabilité puisse être déléguée à un autre membre pendant les réunions du comité des politiques); assurer la distribution des procès-verbaux aux membres du comité et au coordonnateur du conseil de direction dans les sept jours suivant la tenue d’une réunion; organiser, de temps à autre et en collaboration avec le président du conseil de direction, des réunions conjointes du comité des politiques et du conseil de direction de la CAL(O); tenir un registre de tous les enjeux cernés par la CAL(O), de ses documents de travail et des résolutions de politiques qu’elle a élaborées; veiller à ce que, à l’issue de son mandat, tous les documents et dossiers dont il est responsable soient transférés au nouveau président des politiques dans les 30 jours suivant l’entrée en poste de ce dernier. PRÉSIDENT DES COMMUNICATIONS Le président des communications doit : représenter la CAL(O) au comité des communications de la CAL; soumettre les modifications au site Web de la CAL(O) au président du comité des communications de la CAL (ou au membre désigné du conseil de direction national de la CAL); s’assurer que le contenu du site Web de la CAL(O) est à jour et actualisé régulièrement dans les deux langues officielles; assurer la liaison avec le président du comité des communications de la CAL concernant le maintien du site Web de la CAL(O) et les autres priorités de communication de la CAL; surveiller le site Web de la CAL pour s’assurer que la CAL(O) reste au fait des principaux documents du PLC et de la CAL; soumettre des billets de blogue avec le contenu de la CAL(O) au président du comité des communications (ou au membre désigné de la CAL) pour publication sur le site Web de la CAL; guider le conseil de direction de la CAL(O) (et, dans la mesure du possible, après consultation des représentants des aînés au sein des ADC pour déterminer ce qui répondrait à leurs besoins) sur les stratégies de communication, y compris, sans s’y limiter, celles en lien avec le site Web et la page Facebook de la CAL(O); guider le conseil de direction de la CAL(O) sur des méthodes efficaces de rayonnement auprès des aînés libéraux inscrits de l’Ontario afin d’encourager ces derniers à se mobiliser et à contribuer à : l’élaboration des résolutions de politiques et aux votes; divers événements et activités du PLC dans leur ADC; la préparation aux élections et à la participation aux activités de rayonnement et de mobilisation organisées par leur ADC visant les aînés libéraux inscrits de leur circonscription; élaborer et mettre en œuvre des stratégies de communication approuvées par le conseil de direction de la CAL, notamment, sans s’y limiter, celles en lien avec le site Web de la CAL(O) et le rayonnement auprès des aînés libéraux inscrits de l’Ontario; guider le conseil de direction de la CAL(O) par rapport à des outils de sondage efficaces; veiller à ce que, à l’issue de son mandat, tous les documents et dossiers dont il est responsable soient transférés au nouveau président des communications dans les 30 jours suivant l’entrée en poste de ce dernier. DIRECTEUR RÉGIONAL Le directeur régional doit : établir et tenir à jour des listes de contacts des présidents des ADC et des représentants des aînés au sein des ADC, et les partager avec le président; participer aux activités de rayonnement auprès des présidents des ADC afin de communiquer les objectifs et le mandat de la Commission des aînés libéraux (Ontario); renforcer l’appui pour la nomination d’un représentant des aînés au sein de chaque comité de direction des ADC de sa région; s’assurer que la nomination d’un représentant des aînés au sein de l’ADC est une nomination conjointe – CAL(O)/ADC – et confirmer qu’il s’agit d’un poste avec droit de vote; maintenir des contacts réguliers et continus avec les présidents des ADC pour partager des domaines d’intérêt avec les aînés libéraux inscrits; collaborer avec les ADC afin d’encourager une participation active des aînés locaux et de ceux de l’ADC aux élections (en tant que bénévoles et en tant qu’électeurs); établir des relations continues avec les représentants des aînés au sein des ADC afin de cerner rapidement toute préoccupation nouvelle ou existante touchant les aînés libéraux inscrits de ces régions; informer le président de la CAL(O), le président des politiques et le président des communications de tout nouvel enjeu concernant les aînés, que ce soit à l’échelle nationale, provinciale ou locale; collaborer avec les autres directeurs régionaux de la CAL(O) pour déterminer les domaines de soutien à l’élaboration des politiques (groupes de discussion, rayonnement auprès des aînés des ADC par le biais des représentants des aînés au sein des ADC), suivant les besoins; veiller à ce que, à l’issue de son mandat, tous les documents et dossiers dont il est responsable soient transférés au nouveau directeur régional dans les 30 jours suivant l’entrée en poste de ce dernier. DIRECTEUR PAR MANDAT SPÉCIAL Le directeur par mandat spécial doit : assumer la responsabilité des projets spéciaux à l’appui des activités du conseil de direction de la CAL(O) – à la demande du président et du conseil de direction de la CAL(O); représenter les intérêts de groupes particuliers (p. ex. politique émérite, agent de liaison de la Commission féminine, etc.) par le biais de tâches spécifiquement attribuées et de rapports sur ces activités au conseil de direction de la CAL(O), suivant les besoins; formuler des commentaires et prodiguer des conseils au conseil de direction.